¿Cómo hacer un plan de capacitación?

 

Qué es un plan de capacitación

Un plan de capacitación se trata de un programa, una planificación de la capacitación que se estima necesario realizar en una empresa.

Normalmente un plan de capacitacion se controla y se lleva a cabo mediante un documento en el cual se registra a lo largo del año las capacitaciones que se han planificado en base a las necesidades que existen en la empresa.

Con una simple hoja de cálculo puedes llevar este control.

Qué beneficio puede tener para tu empresa un plan de capacitación

Dentro de los muchos beneficios que aporta un plan de capacitación a una empresa, destacaría los siguientes:

• Mejora notablemente las habilidades y conocimientos de los trabajadores.
• Aumenta de la productividad al aumentar las habilidades, la pericia de los trabajadores en su puesto de trabajo.
• Posibilidad de que aparezcan propuestas de mejora de procesos existentes.
• Disminución de errores en el puesto de trabajo
• Aumento de la satisfaccion del cliente al ser los trabajadores más expertos en su materia.
• Aumenta la satisfacción del empleado en el puesto de trabajo: el controlar tu trabajo te da seguridad y acudes al trabajo con mayor alegría ya que sabes a lo que te vas a enfrentar, no es nada nuevo y sabes cómo sacarlo adelante.

Plan de capacitación ¿un gasto o una inversión?

¿Cuál sería tu respuesta?

Yo lo tengo muy claro. Es una inversión ya que todos los beneficios descritos anteriormente se materializan gracias a la capacitación.

Pero ahora bien, ¿crees que se podría medir de forma económica los beneficios que aporta para la empresa el invertir en capacitación?

Vamos a intentarlo:

Si miramos desde un punto de vista de cuánto rentable es impartir capacitación a los empleados, sí que se podría medir.

Partiendo de la base de que toda rentabilidad, da igual cuál sea, se mide en términos generales como:

Entonces podemos calcular por una parte los beneficios que ha aportado a la empresa el ejecutar este plan de capacitacion.

Y por otra parte, y muy fácil de calcular, cuál ha sido la inversión en este plan de capacitacion.

Como estamos hablando de rentabilidades, beneficios, inversión… vamos a hablar de dinero.

Vamos a reflejar para tu empresa todos estos beneficios a lo largo de un año en que se ha ejecutado este plan de capacitación y lo vamos a medir en unidades monetarias. Yo lo voy a hacer en euros, tú puedes hacerlo en la moneda de tu país.

Primero vamos a hablar del cálculo del beneficio que aporta la capacitación a la organización y luego del cálculo de la inversión que se hace en capacitación.

Cálculo del Beneficio que aporta la organización:

Gracias a la capacitación que se ha impartido a las personas durante todo un año, en tu organización:

• ¿Se ha mejorado la productividad?, ¿Cuánta producción se hace de más? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
• ¿Se han llevado a cabo acciones que repercuten en hacer procesos más ágiles? ¿Cuánto vale ese tiempo que estás ganando? Cuantifícalo en euros o tu moneda.
• ¿Se han disminuido los errores en la producción? ¿Cuánto le cuesta a la empresa cada error? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
• ¿Se han disminuido los accidentes laborales? ¿Cuánto le cuesta a tu empresa cada accidente laboral? (posibles bajas de empleados, inspecciones, sanciones, etc.). Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
• ¿Tienes empleados más expertos y especializados en su trabajo y gracias a ello has conseguido fidelizar más clientes? ¿Cuánto dinero ganas al año con un cliente fidelizado? Cuantifícalo en euros o tu moneda local.
• ¿Se ha reducido el absentismo laboral? ¿Cuánto te cuesta cada vez que una persona falta a su puesto de trabajo? (retrasos en la entrega del servicio / producto, contratación de personal para sustituir, quejas o posibles pérdidas de clientes). Todo eso es dinero que ahora no estás perdiendo e impacta directamente en el beneficio económico de la empresa. Cuantifícalo en euros o tu moneda.

Cálculo de la inversión en capacitación:

¿Cuál ha sido la inversión que has realizado en este plan de capacitación a lo largo de un año? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.

Bueno, ya tenemos los datos económicos. Ahora volvemos a la fórmula para calcular la rentabilidad:

El resultado es la rentabilidad que aporta a tu empresa el llevar a cabo un plan de capacitacion.

Supongamos que inviertes en capacitación a lo largo de un año 2.500 dólares y los beneficios que consigues gracia a esta capacitación son 1.800 dólares. Entonces el resultado de la rentabilidad sería el siguiente:

Esto quiere decir que de cada euro que tu empresa invierte en capacitación tienes como resultado un beneficio de 0,72 dólares. O lo que es lo mismo, por cada 1.000 dólares que inviertes en capacitación, tienes como resultado 720 dólares de beneficio en tu organización.

Ojo, NO un ingreso sino un beneficio.

Recuerda que Beneficio = Ingresos – Gastos

Estos datos evidentemente son un ejemplo inventado. Yo personalmente creo que una buena capacitación repercute en, al menos, el doble de lo que se ha invertido en esa capacitación. Por lo tanto un 200% si lo medimos como rentabilidad.

Lo importante es poder medir y cuantificar estos beneficios. Sé que es un ejercicio que no todas las empresas estarán dispuestas a realizar, quizás una pequeña PYME no tenga tiempo ni recursos para medir esto o ¿quizás sí?.

¿Crees que sería muy complicado el medir esto en tu organización? Obviamente no tienes por qué calcularlo al céntimo. “Es mejor hecho que perfecto”.

Es posible que si lo haces, te lleves alguna sorpresa.

3 pasos para llevar a cabo un realizar un plan de capacitación

Como todo en la vida y en los negocios, cuando haces algo, es mejor hacerlo por procesos y paso a paso. En este último apartado de este post te voy a explicar los 3 pasos que debes llevar a cabo para realizar un plan de capacitación.

Paso 1: Detectar las necesidades formativas o de capacitación:

Este primer paso es una parte importante ya que es el comienzo de este plan de capacitacion. Debes de detectar bien cuáles son las necesidades formativas que tiene un empleado en base a los conocimientos, educación y habilidades que tiene del puesto de trabajo que desempeña.

Esta identificación debe ser precisa porque te marcará después la búsqueda de las acciones formativas necesarias (que te explico en el paso 2).

Para detectar las necesidades formativas, hazte esta pregunta: ¿Qué conocimientos y/o habilidades necesita el trabajador en su puesto de trabajo?.

Ese será el objetivo de la capacitación, el que el trabajador adquiera esas competencias que a día de hoy no las tiene.

Igual te estás preguntado: pero, ¿y en qué momento puedo detectar estas necesidades formativas o de capacitación?

Puedes detectarlas:

• En el momento en que el propio empleado te las comenta mediante comunicacion interna.
• Al cambiar a un empleado de un puesto de trabajo a otro puesto.
• Al realizar la descripcion de un puesto de trabajo.
• Al comenzar a trabajar con un nuevo producto o servicio en tu organización.

Paso 2: Búsqueda de acciones formativas o de capacitación que cubran las necesidades

En este momento es cuando tienes que adecuar lo que necesita tu empleado con la oferta formativa que estás buscando. Esta es la parte más importante ya que debes equilibrar la balanza entre “qué necesidades existen” vs “qué capacitación aporto”.

Un error común que ocurre en las organizaciones es no identificar bien qué necesidades formativas tiene un empleado en base a los conocimientos, educación y habilidades que tiene en su puesto de trabajo y ofrecerle una capacitación que se queda muy por debajo o por encima de las necesidades reales que tenía.

¿El resultado? Pérdida de tiempo y de dinero.

A casi todos nos ha pasado alguna vez esto.

Yo mismo he cometido este error.

Hace algunos años me llegó por email una formación presencial de “Excel Avanzado” y me apunté sin pensar dos veces si yo realmente soy un usuario Intermedio-Avanzado de esta herramienta como para sacarle partido a la formación.

¿Mi resultado? De los tres días que duraba la formación, al segundo ya estaba complemente perdido, no podía seguir el ritmo de la clase, me desmotivé y terminé la formación a duras penas. Perdí tiempo y dinero.

A partir de ahí aprendí a que, tanto yo como en las empresas, se ha de estudiar con detenimiento las necesidades formativas que tiene cada persona y en base a ello encontrar la formación que mejor se adapte a esas necesidades.

Y sí también aprendí a que soy un usuario Básico – Intermedio con la herramienta Excel.

Paso 3: Qué hacer después de realizar un plan de capacitación:

El tercer paso, una vez se ha impartida la capacitación, es realizar una evaluacion de capacitacion.

¿Ha ido bien? ¿Ha ido mal?

Bajo mi punto de vista, una capacitación ha ido bien cuando cumple el objetivo por el cual se ha llevado a cabo la misma y por lo tanto el trabajador ha adquirido nuevas competencias que antes no tenía.

Este asunto lo he abordado en este artículo <<La Importancia de hacer una Buena Evaluación de Capacitacion>>.

Y ahora, cuéntame ahora tú…

¿Cuánto inviertes en capacitación anualmente dentro de tu empresa? ¿Has medido el beneficio que aporta esa capacitación a tu organización?

Modelo en excel de plan de capacitación y cronograma

Existen muchas maneras de hacer el plan de capacitación, de los más conocidos es en Word, te entregamos una plantilla en Excel para que puedas usarla de acuerdo a la necesidad.

Tomado de: https://iveconsultores.com/plan-de-capacitacion/

 

Qué es un plan de capacitación

Un plan de capacitación se trata de un programa, una planificación de la capacitación que se estima necesario realizar en una empresa.

Normalmente un plan de capacitacion se controla y se lleva a cabo mediante un documento en el cual se registra a lo largo del año las capacitaciones que se han planificado en base a las necesidades que existen en la empresa.

Con una simple hoja de cálculo puedes llevar este control.

Qué beneficio puede tener para tu empresa un plan de capacitación

Dentro de los muchos beneficios que aporta un plan de capacitación a una empresa, destacaría los siguientes:

• Mejora notablemente las habilidades y conocimientos de los trabajadores.
• Aumenta de la productividad al aumentar las habilidades, la pericia de los trabajadores en su puesto de trabajo.
• Posibilidad de que aparezcan propuestas de mejora de procesos existentes.
• Disminución de errores en el puesto de trabajo
• Aumento de la satisfaccion del cliente al ser los trabajadores más expertos en su materia.
• Aumenta la satisfacción del empleado en el puesto de trabajo: el controlar tu trabajo te da seguridad y acudes al trabajo con mayor alegría ya que sabes a lo que te vas a enfrentar, no es nada nuevo y sabes cómo sacarlo adelante.

Plan de capacitación ¿un gasto o una inversión?

¿Cuál sería tu respuesta?

Yo lo tengo muy claro. Es una inversión ya que todos los beneficios descritos anteriormente se materializan gracias a la capacitación.

Pero ahora bien, ¿crees que se podría medir de forma económica los beneficios que aporta para la empresa el invertir en capacitación?

Vamos a intentarlo:

Si miramos desde un punto de vista de cuánto rentable es impartir capacitación a los empleados, sí que se podría medir.

Partiendo de la base de que toda rentabilidad, da igual cuál sea, se mide en términos generales como:

Entonces podemos calcular por una parte los beneficios que ha aportado a la empresa el ejecutar este plan de capacitacion.

Y por otra parte, y muy fácil de calcular, cuál ha sido la inversión en este plan de capacitacion.

Como estamos hablando de rentabilidades, beneficios, inversión… vamos a hablar de dinero.

Vamos a reflejar para tu empresa todos estos beneficios a lo largo de un año en que se ha ejecutado este plan de capacitación y lo vamos a medir en unidades monetarias. Yo lo voy a hacer en euros, tú puedes hacerlo en la moneda de tu país.

Primero vamos a hablar del cálculo del beneficio que aporta la capacitación a la organización y luego del cálculo de la inversión que se hace en capacitación.

Cálculo del Beneficio que aporta la organización:

Gracias a la capacitación que se ha impartido a las personas durante todo un año, en tu organización:

• ¿Se ha mejorado la productividad?, ¿Cuánta producción se hace de más? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
• ¿Se han llevado a cabo acciones que repercuten en hacer procesos más ágiles? ¿Cuánto vale ese tiempo que estás ganando? Cuantifícalo en euros o tu moneda.
• ¿Se han disminuido los errores en la producción? ¿Cuánto le cuesta a la empresa cada error? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
• ¿Se han disminuido los accidentes laborales? ¿Cuánto le cuesta a tu empresa cada accidente laboral? (posibles bajas de empleados, inspecciones, sanciones, etc.). Cuantifícalo en euros o en tu moneda.
• ¿Tienes empleados más expertos y especializados en su trabajo y gracias a ello has conseguido fidelizar más clientes? ¿Cuánto dinero ganas al año con un cliente fidelizado? Cuantifícalo en euros o tu moneda local.
• ¿Se ha reducido el absentismo laboral? ¿Cuánto te cuesta cada vez que una persona falta a su puesto de trabajo? (retrasos en la entrega del servicio / producto, contratación de personal para sustituir, quejas o posibles pérdidas de clientes). Todo eso es dinero que ahora no estás perdiendo e impacta directamente en el beneficio económico de la empresa. Cuantifícalo en euros o tu moneda.

Cálculo de la inversión en capacitación:

¿Cuál ha sido la inversión que has realizado en este plan de capacitación a lo largo de un año? Cuantifícalo en euros o en tu moneda.

Bueno, ya tenemos los datos económicos. Ahora volvemos a la fórmula para calcular la rentabilidad:

El resultado es la rentabilidad que aporta a tu empresa el llevar a cabo un plan de capacitacion.

Supongamos que inviertes en capacitación a lo largo de un año 2.500 dólares y los beneficios que consigues gracia a esta capacitación son 1.800 dólares. Entonces el resultado de la rentabilidad sería el siguiente:

Esto quiere decir que de cada euro que tu empresa invierte en capacitación tienes como resultado un beneficio de 0,72 dólares. O lo que es lo mismo, por cada 1.000 dólares que inviertes en capacitación, tienes como resultado 720 dólares de beneficio en tu organización.

Ojo, NO un ingreso sino un beneficio.

Recuerda que Beneficio = Ingresos – Gastos

Estos datos evidentemente son un ejemplo inventado. Yo personalmente creo que una buena capacitación repercute en, al menos, el doble de lo que se ha invertido en esa capacitación. Por lo tanto un 200% si lo medimos como rentabilidad.

Lo importante es poder medir y cuantificar estos beneficios. Sé que es un ejercicio que no todas las empresas estarán dispuestas a realizar, quizás una pequeña PYME no tenga tiempo ni recursos para medir esto o ¿quizás sí?.

¿Crees que sería muy complicado el medir esto en tu organización? Obviamente no tienes por qué calcularlo al céntimo. “Es mejor hecho que perfecto”.

Es posible que si lo haces, te lleves alguna sorpresa.

3 pasos para llevar a cabo un realizar un plan de capacitación

Como todo en la vida y en los negocios, cuando haces algo, es mejor hacerlo por procesos y paso a paso. En este último apartado de este post te voy a explicar los 3 pasos que debes llevar a cabo para realizar un plan de capacitación.

Paso 1: Detectar las necesidades formativas o de capacitación:

Este primer paso es una parte importante ya que es el comienzo de este plan de capacitacion. Debes de detectar bien cuáles son las necesidades formativas que tiene un empleado en base a los conocimientos, educación y habilidades que tiene del puesto de trabajo que desempeña.

Esta identificación debe ser precisa porque te marcará después la búsqueda de las acciones formativas necesarias (que te explico en el paso 2).

Para detectar las necesidades formativas, hazte esta pregunta: ¿Qué conocimientos y/o habilidades necesita el trabajador en su puesto de trabajo?.

Ese será el objetivo de la capacitación, el que el trabajador adquiera esas competencias que a día de hoy no las tiene.

Igual te estás preguntado: pero, ¿y en qué momento puedo detectar estas necesidades formativas o de capacitación?

Puedes detectarlas:

• En el momento en que el propio empleado te las comenta mediante comunicacion interna.
• Al cambiar a un empleado de un puesto de trabajo a otro puesto.
• Al realizar la descripcion de un puesto de trabajo.
• Al comenzar a trabajar con un nuevo producto o servicio en tu organización.

Paso 2: Búsqueda de acciones formativas o de capacitación que cubran las necesidades

En este momento es cuando tienes que adecuar lo que necesita tu empleado con la oferta formativa que estás buscando. Esta es la parte más importante ya que debes equilibrar la balanza entre “qué necesidades existen” vs “qué capacitación aporto”.

Un error común que ocurre en las organizaciones es no identificar bien qué necesidades formativas tiene un empleado en base a los conocimientos, educación y habilidades que tiene en su puesto de trabajo y ofrecerle una capacitación que se queda muy por debajo o por encima de las necesidades reales que tenía.

¿El resultado? Pérdida de tiempo y de dinero.

A casi todos nos ha pasado alguna vez esto.

Yo mismo he cometido este error.

Hace algunos años me llegó por email una formación presencial de “Excel Avanzado” y me apunté sin pensar dos veces si yo realmente soy un usuario Intermedio-Avanzado de esta herramienta como para sacarle partido a la formación.

¿Mi resultado? De los tres días que duraba la formación, al segundo ya estaba complemente perdido, no podía seguir el ritmo de la clase, me desmotivé y terminé la formación a duras penas. Perdí tiempo y dinero.

A partir de ahí aprendí a que, tanto yo como en las empresas, se ha de estudiar con detenimiento las necesidades formativas que tiene cada persona y en base a ello encontrar la formación que mejor se adapte a esas necesidades.

Y sí también aprendí a que soy un usuario Básico – Intermedio con la herramienta Excel.

Paso 3: Qué hacer después de realizar un plan de capacitación:

El tercer paso, una vez se ha impartida la capacitación, es realizar una evaluacion de capacitacion.

¿Ha ido bien? ¿Ha ido mal?

Bajo mi punto de vista, una capacitación ha ido bien cuando cumple el objetivo por el cual se ha llevado a cabo la misma y por lo tanto el trabajador ha adquirido nuevas competencias que antes no tenía.

Este asunto lo he abordado en este artículo <<La Importancia de hacer una Buena Evaluación de Capacitacion>>.

Y ahora, cuéntame ahora tú…

¿Cuánto inviertes en capacitación anualmente dentro de tu empresa? ¿Has medido el beneficio que aporta esa capacitación a tu organización?

Modelo en excel de plan de capacitación y cronograma

Existen muchas maneras de hacer el plan de capacitación, de los más conocidos es en Word, te entregamos una plantilla en Excel para que puedas usarla de acuerdo a la necesidad. Descarga el formato AQUI.

Tomado de: https://iveconsultores.com/plan-de-capacitacion/